Totalt jobbar drygt 270 medicinska sekreterare plus assistenter, på de fyra sjukhusen i Skaraborg. Beslutet om anställningsstopp för administratörer har drabbat denna grupp.
– Det har blivit en ansamling av diktat som de inte hinner med, förklarar Pia Gustavsson på fackförbundet Vision, som företräder sekreterarna.
Den största gruppen i administrationen på Skaraborgs sjukhus är de medicinska sekreterarna. Det är de som utför mycket av dokumentationen i sjukvården. De jobbar med att skriva fakta i patientjournaler efter diktat från journalförande personal.
Journaler ger information om en patients vårdsituation, såsom symptom, provsvar och diagnos. Brev skickas ofta till patienter och kanske information om nya remisser och utredningar. Detta är ett vanligt uppdrag för en medicinsk sekreterare.
Beslutet om anställningsstopp av administratörer som tagits av sjukhusstyrelsens ordförande Anna-Karin Skatt (S), har nu börjat märkas, inte minst bland de medicinska sekreterarna. En person som slutar, kanske på grund av pensionering eller uppsägning, ersätts inte. Oavsett om tjänsten behövs eller inte.
Britt-Marie Hellström, huvudskyddsombud för Vision på Skaraborgs sjukhus, anser att det är stor skillnad mellan att stoppa anställningar helt, mot att sjukhusdirektören beslutar om att man ska vara strikt med att återställa vakanser.
– Det går väl an att ha en anställningsrestriktion för då är det i alla fall någon som lyssnar på att det här blir ett arbetsmiljöproblem om vi gör på detta sätt, menar Britt-Marie Hellström.
Utan risk- och konsekvensanalys
Hon vänder sig också emot att beslutet som Anna-Karin Skatt tog gick så snabbt.
– Man tog ett beslut över en natt, innan man hade gjort en risk- och konsekvensanalys.
Pia Gustavsson, ordförande i Vision på Skaraborgs sjukhus, berättar om hög arbetsbelastning med många och ibland långa diktat som ger längre utskriftstider när de medicinska sekreterarna inte får ersättas efter att personal slutar.
– Det kan vara att någon ska kallas till ett visst datum men det kan bli fördröjd bokning för patienter om diktatet inte blir utskrivet i tid, förklarar hon.
Varje gång som ett diktat inte blir skrivet i rimlig tid så vet de inte om det som pratats in är något som ska åtgärdas snabbt.
– Det är inte bara skrivarbetet som kan bli eftersatt. Det kan vara tidsbokningar till mottagningsbesök, inläggningar för operationer och åtgärder som ska ske, och detta görs vanligtvis av administrativ personal.
Nytt digitalt system
Vårdpersonal pratar in sina uppgifter direkt i ljudfiler i datorn efter ett patientbesök, det skrivs sedan av en medicinsk sekreterare. Nu har dock ett system kommit som kallas för Tik (tal-igen-känning). Där ska det som dikteras placeras direkt in i journalen utan att någon medicinsk sekreterare utför detta.
Tik bygger på att varje dikterande individs röst, ordval och språkbruk finns lagrat för att vid diktat kunna omvandlas från tal till skrift.
Kirurgen har prövat att jobba med Tik, men det har inte fungerat så väl. Enligt Britt-Marie Hellström behövs det nya rutiner och arbetssätt när flera moment ska göras, såsom att skriva remisser eller brev.
Om man bara litar till tekniken, så finns det ingen som checkar av texterna och att det som ska skickas kommer dit det ska.
Mycket är oklart
Därför menar Britt-Marie Hellström och Pia Gustavsson att det inte går att spara in på antalet medicinska sekreterare i nuläget eftersom Tik ännu inte fungerar fullt ut. Då har man prövat att hämta hem någonting i förväg.
– Man vet inte vad som kommer att hända. Mycket är oklart i nuläget, säger Pia Gustavsson.
Utöver de medicinska sekreterarna så kan Vision även företräder de som jobbar med förvaltningsövergripande administration och vårdadministrativa sekreterare. Även de har påverkats av anställningsstoppet och det har blivit svårt för cheferna att kunna utveckla sin personalgrupp.
Britt-Marie Hellström menar att arbetsmiljölagen bygger på nuläget.
– Så även om det fattades ett politiskt beslut för ett halvår sedan så är det ändå nuet som är det aktuella. Effekterna har resulterat i hög arbetsbelastning, och medarbetare har en ohållbar arbetsmiljö. Du kan aldrig tvinga in en chef att göra något som går stick i stäv med arbetsmiljölagen.